Информационная система управления строительными проектами: пора внедрять?

Добрый день, друзья!

Нет сегодня нужды убеждать специалистов строительной отрасли в полезности применения современных средств управления производственными процессами. Одним из таких инструментов являются автоматизированные информационные системы управления проектами (ИСУП).

Все понимают, что это потенциально эффективный управленческий инструмент. Отрицать очевидное не все решаются, но все ли его используют?

Полагаю, что доля тех, кто применяет реально, на деле современные информационные системы технологии управления в строительстве, относительно невелика.

Можно перечислить целый ряд причин, главные из которых – сложившееся недоверие руководителей к полезности их применения в наших специфических российских условиях, частый неудачный опыт внедрения.

Сказывается дефицит квалифицированных кадров в строительстве, владеющих соответствующими знаниями и навыками.

Вместе с тем, по некоторым оценкам, доходы и доли рынка тех компаний, которые перешли на комплексное применение современных цифровых технологий, растут в 3 раза быстрее, чем у тех, кто остался в прошлом, применяет традиционные системы управления.

Мы уже рассматривали на нашем сайте рекомендации о том, как выбрать программное обеспечение для управления строительными проектами.

Выбор программного продукта – это финальный этап более общего процесса: разработки и внедрения в компании системы управления проектами.

Рассмотрим более детально эту комплексную и важную для повышения эффективности управления строительством проблему.

Заодно ответим на вопрос,  почему программное обеспечение как таковое – не панацея от всех бед в управлении строительными проектами.

Что такое автоматизированная информационная система

Автоматизированная информационная система (АИС) – это определенная методология управления (отвечает на вопрос «как управлять?»), организационная структура и персонал («кто управляет?»), специальное оборудование и программное обеспечение («каковы инструменты управления?»).

Этот управленческий комплекс предназначен для сбора и обработки данных, а также хранения и передачи информации заинтересованным пользователям. Информация, в свою очередь, необходима им для принятия управленческих решений.
Таким образом, АИС – это система, которая на основе автоматизированной технологии обработки и получения информации  используется для оптимизации процессов управления и информационного обеспечения персонала в конкретной деятельности.

Что такое информационная система управления проектами

Информационные системы управления проектами (ИСУП) – это эффективные инструменты автоматизации управления проектной деятельностью на основе использования специального программного обеспечения.

Основные достоинства, преимущества и условия применения ИСУП:

— возможность системной, на единой методологической, организационной, информационной и программной основе, автоматизации процессов управления на протяжении всего жизненного цикла проекта (планирование, исполнение, мониторинг и контроль процессов);

Автоматизацию как инструмент повышения эффективности управления целесообразно применять, если сложность объекта управления (проекта, программы, портфеля проектов) превышает сложность управляющей системы.  В противном случае управляющая система может справляться и без такого дорогостоящего инструмента как автоматизация.

 Кроме того, не следует автоматизировать хаос, то есть сложившуюся стихийно практику управления, не опирающуюся на регулярные правила, процедуры, стандарты, иначе получится «автоматизированный хаос»;

— существенное повышение управляемости процессов координации проектной деятельности в условиях мультипроектного управления: управления программами, масштабными проектами и портфелями проектов;     — возможность интеграции с другими информационными системами и коммуникациями компании.

Информационная система управления проектами  сама по себе не решает проблему повышения эффективности управления проектной деятельностью строительной компании, если прежде не создана система управления как таковая (отсутствует методология проектного управления, не создана организационная структура, адекватная задачам проектного управления, отсутствует система информационного обмена).

Именно здесь обычно кроется причина неудачных попыток внедрения программного обеспечения для управления строительными процессами. Автоматизация сама по себе не решит ни одного вопроса, если прежде не создана и не отлажена  система управления проектами в компании. Вы просто выбросите деньги на ветер, полагая, что разработка (покупка) современного программного продукта станет панацеей от всех бед.

Какие задачи решает ИСУП

     ▪ автоматизация всех процессов управления проектом, составляющих стадии инициации, планирования, исполнения, мониторинга и контроля, закрытия, то есть все этапы и стадии жизненного цикла проекта;

     ▪ создание единого для всех заинтересованных сторон и участников проекта информационного пространства для сбора, обработки, накопления, интеграции, представления, обмена и хранения информации о проектной деятельности и управления ею;

     ▪ значительное сокращение времени на осуществление коммуникаций (передачи, получения и обмена информацией) на всех уровнях управления проектной деятельностью в организации;

     ▪ повышение эффективности  (оптимизация) большинства процессов управления проектной деятельностью (прежде всего, процессов принятия управленческих решений: менеджеры получают возможность принимать решения быстрее, на основе более полной и релевантной информации);

     ▪ повышение управляемости и усиление оперативного контроля проектных процессов за счет:

          — улучшения координации деятельности участников проекта и заинтересованных сторон;

          — совершенствования механизма обратной связи;

          — более четкого определения и разграничения ответственности между участниками проектной деятельности.

    ▪ повышение согласованности действий при реализации  процессов управления деятельностью компании, в том числе между проектной и обычной операционной деятельностью;

     ▪ обеспечение более надежного прогнозирования и планирования проектной деятельности компании;

     ▪ повышение оперативности и эффективности управления сложными проектами, программами, портфелями проектов при сохранении и повышении качества управленческих решений и действий.

Из каких подсистем состоит ИСУП

Информационная система управления проектами состоит из 4-х управленческих подсистем:

◊ методологическая;

◊ организационная;

◊ информационная;

◊ программная;

Указанные подсистемы ИСУП объединяются в единый управленческий комплекс на базе специализированной программной среды.

 Таким образом, информационная система управления проектами – это не только и не столько даже программное обеспечение, каким бы продвинутым оно не было.

Это, прежде всего,  методология управления проектами плюс временная организационная структура, состоящая из компетентных людей, владеющих методологией, плюс система коммуникаций и обмена управленческой (проектной) информацией и только после этого, программное обеспечение, создающее автоматизированную среду управления проектами.

Каково предназначение методологической подсистемы ИСУП

Методологическая подсистема ИСУП – система установленных в организации стандартов, правил, коммуникаций, процедур управления проектной деятельностью, шаблонов проектных документов, вместе составляющих целостное описание метода управления проектами, принятого в данной организации.

То есть методологическая подсистема ИСУП представляет собой адаптированную к условиям организации модель управления проектами, опираясь на которую, команда управления проектом может обеспечить успешное управление проектами в компании.

Любая методология управления проектами, несмотря на многообразие стандартов и методов, в главном опирается на  единую общепризнанную систему базовых принципов.

 Их правильное системное применение, как многократно показал накопленный опыт, обеспечивает львиную долю успеха в управлении  проектной деятельностью.

Каково предназначение организационной подсистемы ИСУП

Организационная подсистема ИСУП – временная организационная структура, на которую, в соответствии с принятой методологией, возложено выполнение функций управления проектом.

То есть, организационная подсистема представляет собой субъект управления проектом – команду управления проектом (КУП). Члены КУП должны владеть методологией управления проектами, принятой в компании, быть погруженными в информационную среду  и уметь применять соответствующее программное обеспечение как технический инструмент управления проектами.

Каково предназначение информационной подсистемы ИСУП

Информационная подсистема ИСУП – действующая в компании система сбора, обработки, накопления, интеграции, представления, обмена и хранения информации по проекту.

То есть, информационная подсистема создает в компании единую информационную среду, в которой информация формируется, накапливается, сохраняется и распространяется между участниками и заинтересованными сторонами проекта.

Каково предназначение программной подсистемы ИСУП

 Программная подсистема ИСУП – специальное программное обеспечение, создающее автоматизированную среду управления проектами компании.

 То есть, программное обеспечение – инструмент автоматизации управления проектной деятельностью в компании, техническое средство управления.

Из каких этапов состоит внедрение ИСУП в организации

1-й этап: оценка существующей практики управления проектами в компании, потребностей и условий управления проектами в компании (оценка «как есть»);

 2-й этап: разработка, на основе проведенной оценки, базовых составляющих концепции (методологической, организационной, информационной подсистем) управления проектами в компании (если таковой не имеется в компании);

3-й этап: выбор (привязка, проектирование) программного обеспечения для компании или проекта;

4-й этап: разработка регламента (метода) функционирования ИСУП в компании (предложение «как должно быть»);

5-й этап: тестирование и настройка ИСУП в конкретных условиях деятельности компании (на базе пилотного проекта);

6-й этап: внедрение ИСУП в деятельность компании.

Таким образом, не спешите тратить деньги и время на приобретение того или иного модного программного обеспечения. Создайте вначале систему управления проектами, обучите людей, обеспечьте реальное применение системы на практике, почувствуйте ее эффективность в сравнении с ручным управлением проектами.

Только после того, как такая система создана, отлажена, приносит реальную пользу и вы понимаете, что автоматизация  — это инструмент дальнейшего роста эффективности, вот тогда настало время для внедрения программного продукта.

О том, как выбрать программное обеспечение для управления строительным проектом, читайте на нашем сайте здесь.

Успехов Вам, друзья!