Как выбрать программное обеспечение для управления строительным проектом

Программное обеспечение для управления проектами – лишь инструмент, который сам по себе ничем не управляет. Управление проектами не сводится к выбору той или иной информационной системы, к установке и настройке программного обеспечения.

     Управление проектами – это, прежде всего системная деятельность, предполагающая высокий уровень коммуникаций, квалификации руководителей среднего и высшего звена, исполнительской дисциплины сотрудников, наличие в организации разделяемой коллективом культуры проектной деятельности.

     Внедрение программного обеспечение – это не отдельное мероприятие, а завершающий этап создания информационной системы управления проектами (ИСУП). Иной подход не даст положительного результата и превратится в бессмысленную трату денег (согласно известной поговорке «если автоматизировать хаос, получится автоматизированный хаос»).

     Создание СУП предполагает одновременную реализацию следующих шагов:

     — анализ сложившейся в организации практики управления проектами (работами), выявление основных проблем;

     — обязательное ознакомление ключевых руководителей и специалистов с основами теории и современной передовой практики управления строительными проектами;

     — разработка политики организации в сфере управления проектами;

     — определение последовательности поэтапного внедрения СУП, в том числе определенного программного обеспечения как важного, но не единственного элемента системы.

     Только при таком подходе автоматизация является инструментом, существенно повышающим качество, эффективность  и скорость процессов управления проектами.

Задачи развития в организации современной практики управления строительными проектами

     Конкретный анализ проблем сложившейся в организации на текущий период практики управления строительными проектами предстоит выполнить на подготовительном этапе к внедрению конкретного программного обеспечения.

         Следует отметить, что практика управления строительными проектами в РФ  сложилась в благополучные нулевые годы нынешнего века и опиралась в значительной мере на эффект «жирных» смет, который покрывал все потери от неэффективного управления.

     В настоящее время указанный эффект перестал работать, ценообразование на строительную продукцию значительно ужесточилось (особенно в системе государственных контрактов), что немедленно обнажило неготовность «российской» модели управления строительными проектами обеспечивать экономическую эффективность строительного производства.

     Обобщая сложившуюся в строительной отрасли практику управления проектами, отметим следующие проблемы и, соответственно, задачи, которые необходимо будет решить при внедрении СУП.

     • отсутствие культуры командной работы, прежде всего должного понимания ее сути и соответствующих навыков.

     Основным негативным следствием данной проблемы является отсутствие эффективных коммуникаций между участниками проекта, без которой любые усилия по внедрению СУП обречены на неудачу.

     При этом ключевое внимание должно быть уделено отработке горизонтальных коммуникаций, являющихся обычно наиболее слабым звеном во всей системе коммуникаций организации.

     Обычно в организациях значительно преобладают вертикальные коммуникации, что приводит к перегрузке внимания руководителей высшего звена  второстепенными проблемами, которые могут и должны решать управленцы среднего и низового звена.

     • отсутствие четко структурированной команды проекта.

     Предполагается, что до начала реализации проекта приказом по организации формализуется структура управления проектом, четко определяются обязанности, права и рабочие взаимодействия между всеми членами команды проекта.

     Отсутствие четкой структуризации или непонимание ее членами проектной команды резко снижают эффективность коммуникаций и, как неизбежное следствие, эффективность реализации самого проекта.

     • отсутствие необходимых знаний и  квалификации управленцев, нежелание осваивать современные модели управления проектами, неготовность отказаться от сложившейся порочной практики ручного управления.

     К сожалению, значительное число сложившихся строительных кадров среднего и высшего звена не желают отказываться от сложившихся подходов к управлению строительным производством, получать новые знания и осваивать навыки современной практики.

     К сожалению, в подобной ситуации выход один – замена кадров.

     • неразвитая система подготовки оперативной отчетности.

     Данная проблема, как правило, является следствием вышеперечисленных проблем и, в свою очередь, не позволяет обеспечить функционирование эффективной обратной связи в процессе управления проектом.

     Следует отметить, что любое программное обеспечение работает с данными, которые вводятся линейными исполнителями, поэтому эффективность  работы всей СУП определяется в значительной степени  достоверностью, полнотой и своевременностью исходных данных.

     Здесь перечислены основные, но не все возможные проблемы существующей практики управления строительными проектами.

     В современной ситуации, складывающейся на рынке подрядного строительства, проекты крайне чувствительны к влиянию указанных проблем, то есть даже малые отклонения от требуемых параметров управления приводят к значительным потерям ресурсов, времени и, в конечном итоге, к масштабным убыткам.

Современное программное обеспечение (ПО) в управлении строительными проектами: краткий обзор

На рынке программного обеспечения для управления строительными проектами представлено немало продуктов, как зарубежных, так и отечественных.    

     Программы управления проектами являются эффективным управленческим инструментом, применяемым для принятия обоснованных решений на всех стадиях реализации проекта — от инициации до завершения.

При этом все представленные продукты обладают широким набором функциональных и технических возможностей, которые для среднестатистического пользователя в строительной отрасли являются вполне достаточными, чтобы удовлетворить потребности управления проектами.

Вывод №1: критерии выбора ПО

Программное обеспечение надо выбирать не столько по его техническим или функциональным возможностям, в значительной мере, одинаковым для различных программных продуктов), сколько по критериям:

     •  цены (с учетом последующего сервисного обслуживания);

     • возможности последующего сопровождения и привязки к особенностям организации;

     • возможности обмена данными с другими специализированным программным обеспечением (бухгалтерский учет, бюджетирование и др.);

     • имеющихся в организации наработок по внедрению программного обеспечения на более ранних стадиях;

     • мнения основных заказчиков по данной проблеме.

          По крупному все представленное на рынке программное обеспечение можно разделить на 2 –е большие группы:

     — профессиональное программные продукты;

     — настольные (непрофессиональные) программные продукты.

     Профессиональное ПО (в сравнении с непрофессиональным) предоставляет значительно более широкие возможности для планирования и контроля, значительную глубину детализации управленческих задач.

Вместе с тем от пользователей требуется высокая квалификация и уровень владения всеми инструментами программного обеспечения. Также велики усилия на обработку и подготовку данных, высоки требования к их качеству.

     Непрофессиональное ПО может применяться при реализации относительно простым проектов, когда возможности профессиональных ПО явно избыточны. Примером таких проектов являются проекты по устройству оснований для фундаментов из буронабивных свай. Эти работы цикличны, циклы относительно просты, номенклатура используемых ресурсов мала — для таких проектов применять профессиональное ПО все равно, что стрелять из пушки по воробьям.

Вывод №2: преимущества профессионального ПО

     Управлять сложными масштабными строительными проектами следует при помощи профессиональных программных продуктов.

     Профессиональное программное обеспечение предоставляет широкий набор возможностей для подготовки принятия решений по всем без исключения аспектам проектного управления:

     • разработка иерархической структуры работ проекта;

     • календарное планирование проекта по МКП (методу критического пути);

     • планирование и управление ресурсным обеспечением проектов;

     • анализ стоимости проекта;

     • контроль ходы реализации проекта на всех этапах его жизненного цикла, включая проведение план — фактного анализа с выявлением отклонений и прогнозированием дальнейшего хода проекта;

     • создание управленческих отчетов для всех уровней управления проектом, от менеджера проекта до проектного комитета, с применением широкого спектра визуализации хода выполнения проекта.

     При выборе программного продукта и соответствующего дилера (разработчика) следует рассмотреть и другие предоставляемые ими возможности:

     — возможность информационного обмена данными с другими управленческими подсистемами в организации (бюджетирование, учет, поставки, кадры, документооборот, сметные программы и др.);

     — работа во всемирной паутине с возможностью получения обновленных версий;

     — возможность работы с несколькими проектами одновременно (планирование пула ресурсов, выделенных для проектной деятельности, других аспектов управления портфелями и программами проектов);

     — сопровождение программного обеспечения в процессе внедрения (обучение персонала, методическая поддержка, адаптация к специфическим особенностям организации, расширение списка функций и возможностей ПО по мере накопления опыта использования).

Вывод №3: как правильно выбрать ПО

     Выбор подходящего программного обеспечения представляет сложную задачу, требующую оценки потребностей организации при  внедрении системы управления проектами, определенного знания возможностей представленных на рынке продуктов. Успех выбора в значительной мере определяется полнотой управленческих требований, сформулированных в форме технического задания (ТЗ). Для подготовки грамотного ТЗ целесообразно привлечь квалифицированных специалистов соответствующего профиля.

      Среди наиболее популярных на рынке программных продуктов для управления проектами следует перечислить следующие ПП:

• Primavera Project Planner (P3);
• Spider Project;
• Microsoft Project Professional (MS Project);
• Time Line;
• Open Plan;
• Artemis Views;
• CA-Super Project;
• Project Scheduler;
• Turbo Project;
•  Project Workbench.

     Наиболее широкое распространение в российских строительных организациях из приведенного выше перечня программных продуктов получили следующие:

MS Project, Primavera (P3), Spider Project.

     Сравнительный анализ профессиональных возможностей указанного программного обеспечения с учетом потребностей конкретной организации целесообразно выполнить с привлечением узких специалистов в области рынка IT-услуг.

     Однако при прочих равных условиях в процессе выбора программного обеспечения следует иметь ввиду следующее:

     — Spider Project, в отличие от других ПО, является российской разработкой (представлен на рынке начиная с 1992 года), максимально учитывает особенности отечественной управленческой культуры и практики строительства(в одном из обзоров прямо говорится о том, что данное программное обеспечение в наибольшей степени соответствует «советской методике управления»);

     — интерфейс MS Project аналогичен интерфейсу MS Offise, что сокращает время адаптации к программе;

     — отличительной особенностью MS Project является наличие интерактивных самоучителей, их широкая доступность, возможность получения быстрой и обширной помощи пользователям, в которой можно получить ответы на многие вопросы, что важно при территориальной рассредоточенности объектов строительства и высокой текучести кадров.

В заключение отметим, что в российской практике редко можно встретить строительные проекты, где действительно эффективно работало бы то или иное программное обеспечение. А если и применяется, то в значительной мере формально, для галочки. Нередко все сводится лишь к изготовлению красивых планов, отчетов или картинок.

Имеются как объективные, так и субъективные причины такого положения дел. Здесь и традиционное наше «авось» в управлении бизнесом, и недоверие к эффективности ПО как инструмента управления проектами, и аритмия финансирования со стороны заказчиков, слабый уровень проектной документации и многое другое.

Однако если мы хотим добиться не просто реализации масштабных строительных проектов любой ценой, а в установленные сроки, с требуемым качеством и в рамках запланированного бюджета, то без опоры на современное программное обеспечение не обойтись.